PEC, tanto diffusa quanto sconosciuta

Nel primo bimestre 2018 si è registrato il record di caselle di PEC aperte, eppure un terzo di aziende e liberi professionisti non legge questo tipo di messaggi, con gravi ripercussioni

La Posta Elettronica Certificata (Pec) è obbligatoria per tutte le aziende, pubbliche e private, e i liberi professionisti dalla conversione del Decreto legge 179/2012 nella legge 221/2012. Eppure, a distanza di sei anni, sono ancora moltissime le imprese che non sanno come rapportarsi a questo importante strumento. Secondo un sondaggio eseguito da Achab su un campione di 154 Service Provider IT, il 32% dei messaggi di posta Pec non viene letto dai destinatari. Altre fonti parlano addirittura del 40%. Dati agghiaccianti se si pensa all’importanza dei documenti contenuti in questo genere di comunicazioni.

Oggi la Pec è un servizio in costante aumento (nel primo bimestre del 2018 le caselle Pec aperte sono arrivate a 8.950.940, solo 18 mesi prima erano 7.720.974. Nei primi due mesi dell’anno sono stati inviati oltre 297 milioni di messaggi Pec), ma con la quantità non cresce di pari passo la consapevolezza della necessità di un suo migliore utilizzo. Secondo il sondaggio di Achab, meno del 10% delle aziende è in grado oggi di trattare correttamente il contenuto della propria casella Pec. Ciò significa che queste stesse aziende sono nell’impossibilità di utilizzarla come prova in caso di contenzioso. Una lacuna non da poco, quindi, con ripercussioni di impatto, potenziale, molto dannoso.

Proprio dalla casella di posta Pec, infatti, passano i documenti più importanti: dalle comunicazioni Inail a quelle dell’Inps, passando per Camera di Commercio, Tribunale, Ufficiale giudiziario, Ordine professionale ecc.

L’errore più comune? Trattare una mail ricevuta in posta Pec come se fosse una corrispondenza telematica qualunque. La giurisprudenza ha stabilito che tutto ciò che è contenuto in una Pec è, a tutti gli effetti, un documento informatico, non analogico, e come tale deve essere archiviato e conservato, altrimenti non ha alcun valore legale.

Rispetto alla posta raccomandata cartacea però, la Pec ribalta l’onere della prova in caso di contenzioso: è il proprietario della casella di posta elettronica certificata a dover controllarne periodicamente il contenuto, mentre con la raccomandata “classica” è il mittente a doversi curare di inviarla all’indirizzo giusto ed attenderne la ricevuta di ritorno come prova dell’avvenuta ricezione. Inoltre, come tutte le scritture contabili di un’azienda, anche la corrispondenza via Pec va conservata nel tempo, ma la firma legale che la certifica spesso ha una scadenza temporale inferiore rispetto a quanto necessario.

Evitare guai con la PEC, una soluzione esiste

Come risolvere, come uscire da questo circolo potenzialmente dannosissimo per le imprese e per i loro fornitori di soluzioni IT? Achab propone ai service provider IT (trattandosi di documento informatico, sono loro i primi responsabili del funzionamento della Pec dei clienti ed è a loro, il più delle volte, che le imprese si rivolgono in caso di guai) il software GATEWAY PEC. Il prodotto si integra con i più diffusi sistemi di posta elettronica e semplifica l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata. Grazie a questa soluzione è possibile inviare e ricevere messaggi PEC senza dover cambiare il modo di lavorare e senza cambiare il sistema di posta elettronica, in modo semplice e sicuro. Tutta la corrispondenza certificata è archiviata centralmente da Gateway PEC: sia i messaggi sia le ricevute di consegna. Questo permette di risalire immediatamente e con facilità a una comunicazione o alla certificazione di avvenuta consegna.

Gateway PEC, oltre a permettere l’accesso alla casella PEC a più utenti contemporaneamente, può provvedere automaticamente anche all’archiviazione sostitutiva.