2017: cinque buoni propositi per il Responsabile del Procurement

Il mese di gennaio è generalmente sinonimo di buoni propositi per l’anno nuovo. Quali saranno quelli dei Responsabili del Procurement? Quali sono le scelte tecnologiche, di performance e le partnership che li attendono? Ecco i cinque propositi che ci sentiamo di suggerire loro alla luce dei nuovi trend del settore

A cura di Kristina Pousseur, Marketing Director di SynerTrade

Primo proposito – “Sarò parte attiva nella trasformazione digitale della mia azienda”

I dipartimenti aziendali di marketing e comunicazione sono stati i primi a comprendere il potenziale di Internet, dei social media e dell’automazione dei processi. Hanno scommesso subito sulla tecnologia 2.0 e, successivamente, sul 3.0. In questo contesto la comunicazione è diventata colloquiale e collaborativa.

Oggi le grandi potenzialità del digitale sono offerte anche ai dipartimenti finanziari e agli acquisti.
In questo contesto, dotare il dipartimento acquisti di una soluzione efficiente di eProcurement consente di velocizzare il processo di digitalizzazione globale dell’azienda e accrescere le performance.
Il primo passo in questa direzione può essere la digitalizzazione dei documenti: contratti, fatture, condizioni d’acquisto, fascicoli di consultazione, moduli di presentazione di offerte e altro, che possono essere creati e gestiti tramite la soluzione di Procurement.
Dati e documenti diverranno così tracciabili e sempre monitorati, saranno più trasparenti e potranno essere aggiornati rapidamente ed efficacemente grazie a strumenti idonei.
Lasciandosi il mondo cartaceo alle spalle, uno strumento di eProcurement abilita la cooperazione tra i vari dipartimenti e rendere il flusso delle informazioni più dinamico internamente all’azienda; all’esterno consente ad essa di raggiungere una portata più ampia, ottimizzando il processo di sourcing e i rapporti con i fornitori.
È necessario realizzare come il dipartimento acquisti svolga attualmente un ruolo chiave nel processo di digitalizzazione, parallelamente e in collaborazione con il dipartimento finanziario.

Secondo proposito – “Renderò la relazione con i miei fornitori un elemento prezioso”

L’era nella quale i responsabili acquisti si occupavano soltanto di individuare il miglior prezzo e stipulare contratti è ormai tramontata. Riflettendo su come si evolverà il rapporto con i fornitori nel 2017 e quale sarà il ruolo degli strumenti di SRM (Supplier Relationship Management) nell’ottimizzare questo rapporto, appare evidente che, in un contesto di globalizzazione degli scambi e di costante concorrenza in cui i legislatori stabiliscono norme complesse e l’opinione pubblica esige un comportamento etico, il cambiamento che ci aspetta sarà costante e profondo.

Non sarà più possibile beneficiare di notevoli riduzioni di prezzo o sconti e ogni risultato ottenuto dall’azienda rappresenterà di per sé un incremento della performance. Il sistema di SRM aiuterà i responsabili acquisti a far sì che il fornitore diventi parte attiva nella relazione e nel processo di innovazione.
Attraverso una piattaforma digitale collaborativa, i fornitori, ovunque essi si trovino, hanno la possibilità di aggiornare i propri dati, migliorare il profilo e rispondere velocemente alle richieste dell’azienda, che, in questo modo, potrà valutare regolarmente il loro operato e incoraggiarli a migliorare in base ai criteri selezionati.
Impostare in azienda dei processi di fatturazione precisi e monitorabili in materia di Procurement consente di pagare i fornitori in modo tempestivo e di negoziare eventuali offerte speciali. Tutti gli interlocutori coinvolti ne trarranno vantaggio e le azioni dell’ufficio acquisti avranno un impatto positivo sui risultati complessivi dell’azienda.

Terzo proposito –“Darò priorità alla responsabilità d’impresa”

Sia che riguardi i diritti dei lavoratori del settore tessile, che alla tracciabilità nel settore alimentare, la responsabilità sociale e ambientale delle imprese è oggi un vero e proprio criterio selettivo dal punto di vista dell’opinione pubblica, sia nel settore B2B che nel settore B2C. In questo contesto la gestione del Procurement è ora in prima linea.

È importante selezionare fornitori di beni e servizi capaci di soddisfare tutti gli standard aziendali e garantire prodotti impeccabili per ogni tipologia di clientela.
Mettere in primo piano la Responsabilità Sociale d’Impresa (RSI) contente di evitare potenziali ripercussioni in termini di reputazione, garantendo la scelta scrupolosa dei propri partner. Un approccio di questo tipo permette, inoltre, di migliorare la qualità del lavoro e offrire ulteriori competenze al dipartimento acquisti, a vantaggio di tutti coloro in azienda che a esso si rivolgono e che sono coinvolti nel processo di Procurement.

Quarto proposito – “Collaborerò con il dipartimento finanziario e con l’amministrazione”

Ottimizzare le performance finanziarie senza intraprendere ulteriori azioni a livello commerciale è possibile solo riducendo i costi. Una soluzione di SRM consente di salvaguardare i tassi di adesione ai contratti e ridurre, allo stesso tempo, la spesa limitando le fatture senza ordini di acquisto.

Grazie a un processo di gestione della spesa completamente automatizzato (processo procure-to-pay), sarà possibile ottimizzare le attività di contabilità, ridurre il carico di lavoro e rendere il processo di acquisto e fatturazione più sicuro. Molti sono i vantaggi che la collaborazione tra il dipartimento acquisti e quello finanziario può generare; la digitalizzazione delle attività aziendali non farà altro che accrescere ulteriormente questa relazione e i benefici per le due aree aziendali, entrambe fondamentali per il futuro successo del business.

Quinto proposito – “Mi affiderò alla gestione dei Big Data”

La gestione dei Big Data è sempre più presente nella vita lavorativa quotidiana e non dovrebbe più spaventare le aziende. Nuovi software permettono di raccogliere con facilità i dati dei fornitori aggregandoli con i dati estratti da terzi, che possono essere utilizzati per arricchire il database e renderlo ancora più rilevante per scopi analitici.

Se sono affidabili e ben gestiti, i dati consentono di prendere decisioni strategiche più ponderate, limitare i rischi e monitorare in modo costante i processi, migliorandoli continuamente. In sintesi, la gestione dei Big Data oggi aiuta l’azienda a compiere le scelte giuste per il proprio sviluppo e a prevenire i rischi finanziari, legali e connessi alla RSI.

In conclusione, se vogliono avere successo nel 2017, i responsabili acquisti dovranno impegnarsi per rafforzare il ruolo strategico del proprio dipartimento, aprire le sue porte agli interlocutori interni ed esterni e abbattere le barriere affidandosi alla tecnologia e all’innovazione.