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I Servizi Documentali Gestiti di Ricoh scelti dal Gruppo De Agostini per ottimizzare i processi di printing
Il contesto
L’esigenza
“Ci siamo resi conto – afferma Silvia Riccardi, Direttore Acquisti De Agostini – che le spese per la produzione documentale a livello di Gruppo erano piuttosto elevate, per cui abbiamo cercato di capire meglio le dinamiche di questa area e i relativi costi. La premessa è che ogni società del Gruppo gestiva l’ambiente di stampa in maniera autonoma, senza che vi fosse un coordinamento centrale. Come è facile immaginare, questo si traduceva in una forte disomogeneità e difficoltà di gestione anche a causa della pluralità dei fornitori e dei modelli. In particolare, è stato l’aspetto dei costi a portarci a rivedere il nostro approccio: abbiamo infatti capito che il printing, se correttamente gestito, avrebbe potuto diventare una importante fonte di risparmio”.
Oltre che a ridurre il TCO (Total Cost of Ownership), De Agostini puntava a:
• creare nuove modalità operative e gestionali che fossero snelle e più efficienti
• razionalizzare il numero dei dispositivi
• innovare le tecnologie
• ridurre l’impatto ambientale dei processi di stampa rendendoli più “green”
La soluzione
I servizi scelti da De Agostini includono i seguenti aspetti:
• fase di consulenza e progettazione
• implementazione del nuovo ambiente di stampa
• assistenza tecnica e manutenzione
• riordino automatico dei consumabili mediante alert inviati dal dispositivo
• attivazione automatica dell’assistenza tecnica mediante alert inviati dal dispositivo
• installazione di un software di accounting per il controllo dei costi, la definizione di regole di utilizzo dei dispositivi, la stampa sicura (Follow You Printing)
• monitoraggio degli SLA contrattuali
I progetti di revisione dei processi dovrebbero sempre partire da un assessment per capire in che modo intervenire per raggiungere gli obiettivi prefissati. È stata quindi condotta una analisi della situazione di partenza in una decina di sedi del Gruppo. Tra gli aspetti presi in considerazione: costo totale di gestione, volumi di stampa, consumi di carta, utilizzo del colore da parte degli utenti. In questi progetti è importante che il commitment verso l’innovazione parta dall’alto, per cui sia nella fase iniziale sia in quella successiva di implementazione sono stati coinvolti gli Amministratori Delegati delle società interessate. Oltre alla funzione Acquisti, il progetto ha poi coinvolto la funzione IT, che ha gestito l’integrazione delle nuove tecnologie nell’infrastruttura tecnologica esistente, e le Risorse Umane per la gestione dei cambiamenti organizzativi.
“Abbiamo selezionato i principali player di mercato – continua la manager – che sono stati valutati sulla base della loro capacità di progettare, implementare e gestire ambienti tecnologici complessi e di migliorare l’efficienza in ambito printing. Cercavamo un vendor con oggettive competenze consulenziali e progettuali e Ricoh ha dimostrato di avere complessivamente tutte le carte in regola in termini ad esempio di flessibilità e di capacità di rispondere alle nostre esigenze”.
