Come risolvere il problema della gestione dei documenti

I nuovi scanner desktop di Kodak Alaris aiutano le organizzazioni ad adottare flussi di lavoro digitali e a gestire i documenti in una modalità senza precedenti

Prova a parlarne con gli impiegati che sono inondati da notevoli quantità di carta e verrai a conoscenza di una serie di problematiche costanti. Cercano disperatamente una soluzione migliore per la gestione dei documenti. Desiderano lavorare in modo più intelligente, non più duro. Inoltre devono sbloccare il potere delle informazioni risparmiando tempo e denaro affinché la loro organizzazione abbia più successo.

La maggior parte dei manager sa che trarrebbe vantaggio dall’implementazione di programmi per la riduzione della carta, ma pochi hanno sviluppato o implementato un piano. Secondo “Winning the Paper Wars”, uno studio pubblicato da AIIM , “Gli intervistati, in media, ritengono che l’eliminazione della carta dai processi aumenterebbe di 4 volte la velocità di risposta ai clienti, ai cittadini o al personale”.

Per aiutare a esprimere questo potenziale, Kodak Alaris sta lanciando una linea aggiornata di scanner per documenti che eliminano l’accumulo di carta e rendono le aziende più produttive. I nuovi scanner KODAK i2420, i2620 e i2820 si basano sulla già nota e premiata piattaforma degli scanner della serie i2000 e vantano nuove funzionalità e miglioramenti che consentono di risolvere le problematiche affrontate dagli utenti che hanno consistenti esigenze di scansioni su desktop.

I miglioramenti apportati ai nuovi scanner desktop includono la capacità di leggere fino a nove tipi differenti di codici a barre sulle pagine scansionate per fornire informazioni alle applicazioni e ai database. Capaci di eseguire scansioni fronte/retro e a colori e di gestire documenti di vari formati (compreso il formato DIN-A4), i nuovi modelli sono inoltre dotati di vassoi di entrata più grandi in grado di contenere 100 pagine e presentano velocità di scansione più elevate di 40, 60 e 70 pagine al minuto . I volumi giornalieri consigliati vanno da 5.000 a 8.000 pagine al giorno a seconda del modello scelto.

Fin dalla sua introduzione, le aziende hanno adottato la linea di scanner i2000 per la sua combinazione di produttività e versatilità. L’illuminazione dei documenti con doppio LED a luce indiretta non richiede tempo di riscaldamento e offre una qualità delle immagini eccezionale garantendo che le informazioni vengano acquisite con chiarezza con un OCR più preciso. La tecnologia integrata Perfect Page corregge le imperfezioni delle immagini per ridurre al mimino la necessità di ripetere la scansione, mentre la tecnologia Smart Touch consente la programmazione di processi specifici affinché il personale possa avviare un processo di scansione composto da più passaggi con un semplice click. Ciò include la creazione di PDF, il processo di allegare documenti alle e-mail, l’organizzazione dei documenti in cartelle e l’invio di documenti ai servizi cloud.

Grazie a KODAK Capture Pro Software Limited Edition, gli utenti possono provare la popolare applicazione ed eseguire l’aggiornamento alla versione completa qualora dovessero soddisfare requisiti di scansione di lotti più complessi.

La serie i2000, premiata da Buyers Laboratory LLC e da altri, è stata menzionata per la sua “affidabilità impeccabile, gestione eccellente dei supporti e automazione del flusso di lavoro ottimale”.

“A seconda dell’applicazione, le aziende possono avere requisiti e limitazioni differenti relativamente alla gestione della carta, ma ciò che tutte hanno in comune è la necessità di controllare la carta all’interno della loro organizzazione piuttosto che lasciarsi controllare dalla carta stessa”, ha affermato Tony Barbeau, Products & Solutions General Manager e Vicepresidente, divisione Information Management, Kodak Alaris.

Una grande compagnia assicurativa ha deciso recentemente di affrontare in maniera diretta il problema acquistando migliaia di scanner serie i2000 di Kodak Alaris per consentire ai dipendenti dislocati nei vari uffici di acquisire, condividere e organizzare i documenti al fine di ottenere un flusso di lavoro notevolmente più efficiente.

Ritorno sull’investimento in meno di un anno

Anche le aziende di piccole dimensioni possono trarne vantaggio. Huws Gray, la più grande azienda indipendente di materiali da costruzione del Galles e del nord-ovest dell’Inghilterra, ha installato gli scanner Kodak serie i2000 con Kodak Capture Pro Software in ciascuna delle sue 39 sedi come parte di una soluzione di conferma delle consegne (PoD). Ogni mese vengono scansionati circa 15.000 elenchi di consegna e il personale ora è in grado di rispondere rapidamente alla domande dei clienti che desiderano conoscere l’identità della persona che ha ordinato la merce prima del pagamento delle fatture. Capture Pro legge automaticamente il codice a barre univoco presente su ogni modulo PoD che viene poi archiviato insieme all’ordine del cliente nella stessa cartella. La soluzione Kodak ha aumentato notevolmente la velocità e l’efficienza nel rispondere alle richieste di informazioni dei clienti e ha consentito di ottenere ritorni sugli investimenti in meno di un anno.

“I nuovi scanner serie i2000 integrano le funzionalità di produzione in uno scanner compatto e di dimensioni ridotte che si inserisce perfettamente in un ambiente di produzione a intenso uso di carta”, ha concluso Barbeau. “I clienti fanno affidamento su di noi per lo sviluppo di soluzioni affidabili in grado di garantire qualità dell’immagine, gestione della carta e livelli di produttività eccellenti che li aiutino a gestire il volume crescente di carta, la causa dei colli di bottiglia nelle loro operazioni. Indipendentemente dal tipo di attività (ufficio legale, fornitore di assistenza sanitaria, banca, centro logistico per il settore dei trasporti, ecc.), le nostre soluzioni aiutano a gestire le informazioni necessarie per il successo deiu nostri clienti”.

I nuovi scanner KODAK serie i2000 sono attualmente disponibili a un prezzo di listino di 895 euro per il modello i2420, 1.195 euro per il modello i2620 e 1.695 euro per il prodotto più avanzato della serie, il modello i2820. Tutti i modelli sono supportati da una garanzia di tre anni e sono compatibili con i sistemi operativi Windows, LINUX e Apple Macintosh. Per documenti eccezionali, rilegati o fragili, è possibile aggiungere come accessori opzionali le lastre piane DIN-A4 e DIN-A3. E’ inoltre disponibile un’ampia gamma di contratti di assistenza e supporto per proteggere il tuo investimento e per mantenere la produttività a livelli elevati.
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