Trasformare, semplificare e rinnovare i processi di acquisizione di documenti

Cinque buone ragioni per comprendere che è giunto il momento di rinnovare le modalità di acquisizione dei documenti

Attualmente l’87% delle applicazioni aziendali è basato sul Web, ma solo il 2% delle aziende utilizza tecnologie Web per la scansione dei documenti1. Di fronte a questi dati non resta che interrogarsi sulle cause di un simile, gigantesco differenziale.

“Le applicazioni Web Based sono per natura convenienti, in quanto velocemente distribuibili e più semplici da gestire rispetto all’installazione di software sui PC degli utenti. Con KODAK Info Input Solution, siamo entusiasti di offrire la stessa efficienza nell’acquisizione e, cosa più importante, di aggiungere la capacità di acquisizione integrata all’interno delle applicazioni aziendali”, ha dichiarato Tony Barbeau, direttore generale dell’area Prodotti e Servizi e Vice Presidente dell’Area Information Management di Kodak Alaris.

KODAK Info Input Solution è un’applicazione web based studiata per consentire, in modo economico, di trasformare, semplificare e “rinnovare” i processi e i servizi di acquisizione di documenti. È sicura, scalabile, facilmente integrabile e semplice da utilizzare e costituisce, per le aziende, un sistema pratico per massimizzare gli investimenti esistenti.

Oltre ai tipici benefici che l’utente può aspettarsi da una soluzione di acquisizione basata sul Web, la nuova versione 3 di Info Input Solution, annunciata recentemente da Kodak Alaris, offre le seguenti funzionalità:

•  Prestazioni eccezionali: Info Input è progettata per consentire prestazioni simili alle applicazioni client che però richiedono molte risorse e si integra con scanner che operano alla velocità di 10-210 pagine al minuto (ppm).
• Architettura aperta: consente una facile integrazione con i sistemi legacy, semplificando la migrazione nel tempo.
• Minore impegno per il reparto IT: l’architettura Web Based consente al personale IT di ridurre i costi, non rendendosi più necessaria alcuna attività di distribuzione, assistenza e aggiornamenti software sui PC degli utenti. Tutte le funzioni amministrative e di manutenzione vengono eseguite in un server centrale e poi inoltrate ai client.
• Facilità d’uso: L’intuitiva interfaccia utente riduce i tempi di avvio e i costi di formazione. Con Info Input, si può scegliere di collocare la funzione di scansione all’interno di un’applicazione aziendale. In questo modo, gli utenti non sono più costretti a uscire dall’applicazione per effettuare la scansione. Incorporando il processo di acquisizione direttamente nel processo aziendale si riducono gli errori e si rendono le informazioni disponibili più rapidamente. Per esempio, grazie a Info Input – e alla sua integrazione con un’applicazione di rendicontazione basata sul Web – un utente può digitalizzare le ricevute direttamente nell’applicazione senza dover ricercare alcuna cartella o trovare file da importare nel sistema.
• Transazioni sicure: Info Input è basata su Java™, linguaggio noto per essere estremamente sicuro e per utilizzare i servizi Web per tutte le comunicazioni tramite crittografia Secure Sockets Layer standard (SSL).

“Alla luce dei recenti cambiamenti che impattano il panorama delle vendite, è finalmente arrivato, per imprese e centri servizi, il momento di rivalutare le strategie di acquisizione e di considerare nuove opzioni per i software di acquisizione”, ha dichiarato Barbeau. “Sappiamo che il mercato è alla ricerca di una soluzione che sia indipendente dai fornitori e reciprocamente vantaggiosa, ovvero di una soluzione che facilmente adottabile per un gran numero di settori e piattaforme”.

Nuove caratteristiche:

• Download di batch asincrono: per migliorare la produttività e ridurre i ritardi legati ai tempi di elaborazione, il personale può cominciare l’indicizzazione dei documenti scansionati anche mentre un batch è ancora in fase di download, eliminando in questo modo i tempi di attesa.
• Supporto per lingue aggiuntive: oltre all’inglese, sono supportati il cinese semplificato, il francese, il tedesco, lo spagnolo e l’arabo.
• Supporto immediato per il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) multilingua: consente agli operatori di cambiare lingua rapidamente servendosi di un semplice menu quando si utilizza la modalità OCR per l’indicizzazione dei documenti. Ideale per clienti che operano in ambito BPO (outsourcing di processi aziendali) o in aree in cui vengono utilizzate diverse lingue.

Le soluzioni basate sul Web stanno iniziando a far presa in diversi settori e mercati verticali:

• Un’organizzazione finanziaria conosciuta a livello globale puntava a migliorare il processo di apertura di nuovi conti per acquisire ulteriori clienti. Tale operazione richiedeva moduli per l’apertura del conto, documentazione di supporto e per molte altre pratiche. Consentendo al team responsabile della gestione dei conti di digitalizzare e indicizzare i documenti in loco con Info Input, il cliente è riuscito a:

o Eliminare i ritardi nell’acquisizione di nuovi clienti
o Ridurre i costi di spedizione – i clienti non devono più spedire i documenti a una postazione centrale di digitalizzazione
o Ottenere la certezza che tutti i documenti vengono acquisiti e archiviati elettronicamente con meno errori
o Stabilire un metodo per monitorare il percorso delle informazioni da acquisire dall’inizio del processo al punto di origine

Info Input Solution consente al cliente di creare, distribuire e gestire centralmente, un’applicazione per l’impostazione degli account impiegando la metà del tempo. Tale soluzione, sicura ed economica, ha soddisfatto tutte le esigenze di acquisizione dei documenti consentendo, allo stesso tempo, di aumentare la soddisfazione degli utilizzatori e di raggiungere gli obiettivi di acquisizione clienti.

• Un dipartimento statale operante nel settore dei trasporti era alla ricerca di un metodo più efficace per associare le informazioni basate sui documenti ai dati e agli account pubblici situati in varie applicazioni. Il sistema in uso era incline all’errore a causa di una procedura eccessivamente complessa, con conseguente insoddisfazione del cliente. Per risolvere il problema, il client di acquisizione di Info Input è stato integrato nei portali Web utilizzati per guidare gli utenti nella procedura. In questo modo, la percentuale di errore si è immediatamente ridotta ed è stato possibile fornire risposte più rapide alle richieste degli utenti. Con Info Input, il dipartimento dei trasporti ha ridotto i tempi di implementazione del 70% ed è riuscito rapidamente a mettere la soluzione a disposizione di tutti i propri reparti.

• Per i BPO, gli accordi sui livelli di servizio e i profili geografici mutano costantemente. Un cliente Kodak Alaris aveva bisogno di adottare una soluzione di acquisizione in grado di operare con varie postazioni dislocate in diverse zone del Paese. Il BPO necessitava di una piattaforma che supportasse un’ampia gamma di clienti. Info Input ha consentito di utilizzare un sistema comune per fornire una soluzione di digitalizzazione ideale per tutti i tipi di documenti e dispositivi di scansione, sia per le operazioni distribuite che per quelle centralizzate. Ciò ha semplificato i trasferimenti in loco per l’acquisizione dei documenti, considerato che necessita un semplice accesso a un browser. Il BPO non ha quindi più dovuto effettuare spedizioni né installare altro hardware o software. L’utilizzo di Info Input ha consentito di accrescere la soddisfazione del cliente, la redditività e la capacità di dimensionare correttamente le soluzioni.

Info Input si integra con KODAK Info Insight Platform, una suite di soluzioni completa che consente a una vasta gamma di aziende di automatizzare i propri processi e di dedicarsi all’acquisizione, all’analisi e alla comprensione dei dati oltre che all’arricchimento delle informazioni chiave. La piattaforma sfrutta l’intelligenza artificiale al fine di consentire la comprensione e la gestione dei documenti in entrata e delle comunicazioni con il cliente, indipendentemente dal loro formato o dalla struttura.

Per ulteriori informazioni su KODAK Info Input Solution, visitare il sito.