Ricoh collabora con Condeco per i Meeting Room Services

I Meeting Room Services di Ricoh con l’ausilio della tecnologia Condeco aiutano le imprese ad aumentare l’efficienza delle sale riunioni

In partnership con Condeco, azienda leader nella fornitura di tecnologia per la gestione delle risorse per sale riunioni, i Meeting Room Services di Ricoh raccolgono in tempo reale i dati di effettivo utilizzo delle sale meeting per evidenziare opportunità di razionalizzazione. Sulla base dei dati raccolti, gli specialisti Ricoh sviluppano un progetto per migliorare il layout delle sale riunioni e il sistema per la prenotazione delle stesse. Con il supporto di Ricoh, le imprese possono ottimizzare l’utilizzo degli spazi adibiti a sale riunioni, aumentare la produttività e potenzialmente ridurre i costi di affitto degli spazi.

Con l’usilio della tecnologia Condeco i clienti Ricoh possono tenere traccia di quando vengono impegnate le sale riunioni e per quanto tempo. Questi dati possono essere visionati anche dai dipendenti in modo che siano sempre informati in merito alle disponibilità. I meeting possono essere così organizzati più rapidamente a vantaggio della produttività.

I Meeting Room Services prevedono sistemi di digital signage installati alla reception in modo che i visitatori possano controllare dove sia ubicata la sala meeting in cui devono recarsi. Le informazioni si aggiornano mediante un sistema basato su web e questo rappresenta una alternativa più efficace rispetto ai sistemi tradizionali di indicazione delle sale.

Ricoh fornisce una soluzione integrata e completa per la prenotazione delle sale e l’invio di messaggi a destinatari predefiniti per la gestione di altri servizi come ad esempio parcheggi per i visitatori o servizi di catering. Chi organizza il meeting può verificare la disponibilità di sistemi per la collaborazione remota, come la videoconferenza; questo permette una riduzione di costi e un inferiore impatto ambientale poiché si riducono i viaggi di lavoro.

Grazie a questa tecnologia i dipendenti possono prenotare rapidamente una sala, gestire le assenze, iniziare una riunione e notificarne la fine semplicemente utilizzando il badge aziendale oppure inserendo un codice PIN mediante lo schermo touch screen di Condeco installato in ogni meeting room. Per una maggiore precisione è inoltre possibile aggiungere sensori wireless per monitorare da remoto l’utilizzo effettivo della sala.

“L’aumento dei costi degli spazi fa crescere le spese operative per le aziende di molti settori. Per alcune realtà i costi per una meeting room possono superare i 15.000 euro all’anno e sappiamo che di solito lo spazio rimane inutilizzato per la metà del tempo. I Meeting Room Services di Ricoh risolvono queste problematiche aumentando il tempo di utilizzo degli spazi e migliorando la gestione delle prenotazioni. Con il nostro supporto mirato le aziende possono fornire ai dipendenti spazi di lavoro più funzionali. Oltre a supportare la bottom line questo aumenta la produttività rendendo l’organizzazione dei meeting più semplice e rapida” – ha dichiarato Carsten Bruhn, Executive Vice President di Ricoh Europe.

“L’ottimizzazione della gestione delle sale riunioni risolve molte problematiche relative all’impiego degli spazi. Questa ottimizzazione non si basa solo su sensazioni, ma su dati e informazioni in tempo reale relativi all’utilizzo delle risorse” – dice Paul Statham, CEO of Condeco. “Unendo l’analisi dei dati in tempo reale fornita dalla tecnologia Condeco e l’expertise di Ricoh nell’ottimizzazione dei flussi di lavoro le organizzazioni possono beneficiare di una soluzione completa che li aiuta a valorizzare le sale riunioni”.